Schlüsselloser Fahrzeugzugang für effiziente Fuhrparkverwaltung

Die Herausforderung

Anfangs nutzte der Jewish Family Service lediglich einen Schlüsselkasten und ein Klemmbrett für das Schlüsselmanagement seines Fuhrparks. Um die Fahrzeuge gemeinsam nutzen zu können, vertraute Christina auf ehrliche und rücksichtsvolle Mitarbeiter. Mit der Zeit wurde es jedoch komplexer, den wachsenden Fuhrpark zu verwalten. Die manuelle Schlüsselweitergabe führte zu steigenden Betriebskosten und ineffizienten Prozessen.

„Wir sind als Unternehmen in den letzten Jahren stark gewachsen und haben weitere Dienstleistungen in unser Portfolio mit aufgenommen,“ bestätigt Cristina. „Mit zusätzlichen Mitarbeitern und Fahrzeugen stieß das alte System an seine Grenzen. Es kam zu Doppelbuchungen und die eingetragenen Namen auf dem Klemmbrett stimmten nicht mehr.“

Der erhöhte Aufwand bei der Schlüsselverwaltung machte deutlich, dass es Zeit für eine fortschrittliche Lösung wurde. Also beschloss der JFS, ein schlüsselloses Zugangssystem für seinen Fuhrpark zu prüfen.

Die Lösung: Schlüsselloser Zugang zum Fahrzeug

Der Sozialdienst aus New Jersey arbeitet beim Fuhrparkmanagement schon seit Jahren mit Launch Mobility zusammen. Als Integrationspartner von INVERS überzeugte der Software-Anbieter für Carsharing den JFS davon, für ein schlüsselloses, App-basiertes Carsharing-System auf die CloudBoxx von INVERS zu setzen.

Die Implementierung der marktführenden Telematik hat INVERS gemeinsam mit Launch Mobility durchgeführt. Die innovative Technologie erlaubt es dem JFS seitdem, die wachsende Flotte über mehrere Standorte hinweg effizient zu verwalten.

Der Transformationsprozess

Der Implementierungsprozess umfasste eine detaillierte Planung, umfassende Schulungen für die Mitarbeiter und eine Pilotphase, um unvorhergesehene Probleme zu beseitigen.

Christina hat von Anfang an offen mit den Mitarbeitern kommuniziert. Insbesondere für technisch weniger versierte Nutzer hätte die Umstellung von einem physischen Low-Tech-Schlüssel auf eine App ansonsten eine große Herausforderung darstellen können.

Um die Schulungen effektiv zu gestalten, entschied sich Christina für einen Mix aus schriftlicher und persönlicher Kommunikation. Es sollte sichergestellt sein, dass sich jeder mit der neuen App vertraut machen konnte. „Wir haben Meetings abgehalten und E-Mails mit Tipps und Screenshots verschickt. Dadurch konnten wir den Mitarbeitern kleine, hilfreiche Hinweise geben. Gab es doch einmal Probleme, bin ich mit ihnen zum Auto gegangen und habe gesagt: ‚Zeig mir, was du machst, und lass uns das gemeinsam durchgehen‘.“

Außerdem betont Christina, wie wichtig es war, während der Pilotphase einen internen Champion zu haben. Dieser Beta-Tester war bereit, ein Auto mit dem schlüssellosen Zugangssystem in verschiedenen Situationen zu benutzen. Der Tester gab darüber hinaus auch Empfehlungen an INVERS und Launch Mobility, um das System besser auf die Bedürfnisse der JFS-Mitarbeiter abzustimmen.

Die Bedeutung von Pilotphasen

Planung ist ein entscheidender Bestandteil in jedem Projekt zur Implementierung einer neuen Technologie. Christina wusste, dass dies allein nicht ausreichen würde. In der Praxis ergeben sich manchmal andere Nutzerverhalten. Pilotphasen ermöglichen es, diese Herausforderungen sowie fehlerhafte Annahmen zu erkennen und zu beheben. Das schafft eine wichtige Grundlage, um die reibungslose Umsetzung in vollem Umfang zu gewährleisten.

Paul Hirsch, CEO von Launch Mobility, unterstreicht in diesem Zusammenhang, wie wichtig es ist, Technologie und operative Funktionalität in Pilotphasen zu testen:

„Christina stellte uns verschiedene Praxissituationen vor, wie die Fahrzeuge in ihrem Fuhrpark eingesetzt werden. Genau diese Abläufe musste sie testen. Die Tests mussten so oft durchgeführt werden, bis ausreichend Daten gesammelt wurden. So konnte der JFS herausfinden, wie viel Mehrwert ihnen ein schlüsselloser Fahrzeugzugang generieren kann.“

Ein gründliches Pilotprojekt hilft den Betreibern bei der Feinabstimmung zwischen Fahrzeugen, Nachfrage und Auslastung. So können die richtigen Fahrzeuge zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sein.

Ein Pilotprojekt deckt außerdem Situationen auf, die bei der Planung möglicherweise übersehen wurden. Was passiert zum Beispiel, wenn ein Fahrer nach dem Beenden seiner Fahrt feststellt, dass er seinen Regenschirm vergessen hat? Lässt sich eine neue Buchung starten, nur um den Schirm zu holen? Sollte es eine Karenzzeit geben? Was ist, wenn das Fahrzeug bereits wieder für jemand anderen reserviert ist? Es ist besser, diese Fragen während eines kontrollierten Pilotprojekts zu klären, als nach dem Start des Projekts.

Schlüsselloser Fahrzeugzugang: Auswirkungen und Vorteile

Die Umstellung hat beim JFS zu erheblichen betrieblichen Einsparungen geführt. Die Fahrzeugverwaltung nimmt weniger Zeit in Anspruch und die Mitarbeiter profitieren von erhöhter Sicherheit. Seit der Einführung ist die Flotte besser ausgelastet und das Team des JFS kann seine Dienstleistungen für die Gemeinde effizienter erbringen.

Operative Effizienz und Kosteneinsparungen

Im ersten Jahr nach der Einführung des schlüssellosen Fuhrparksystems hat der JFS 10.000 Dollar an Parkgebühren, Mautgebühren sowie Kilometer- und Zeitvergütungen für die Fahrer gespart.

Dank Fernverriegelung und GPS-Ortung schützt die INVERS CloudBoxx die Fahrzeuge des JFS vor unbefugtem Zugriff. Dadurch sinkt das Risiko für Versicherungsschäden, sodass der Sozialdienst niedrigere Versicherungsprämien für seinen Fuhrpark zahlt.

Erhöhte Sicherheit für Mitarbeiter

Die Möglichkeit, Fahrzeuge aus der Ferne zu orten, abzuschließen oder die Wegfahrsperre zu betätigen, führt zu einer verbesserten Sicherheit für Mitarbeiter. In Notfällen kann ihnen dadurch schneller geholfen werden. Es kann immer wieder zu Zwischenfällen kommen, bei denen Mitarbeiter anhalten und das Fahrzeug schnell verlassen müssen. Früher blieb der Schlüssel in der Eile häufig stecken. Das Auto stand lange Zeit unabgeschlossen auf der Straße. Ein schlüsselloser Fahrzeugzugang ermöglicht es, das Fahrzeug aus der Ferne ver- und entriegeln, auch wenn sich der Schlüssel noch im Fahrzeug befindet.

„Die GPS-Ortung ist großartig. Wenn es eine Panne gibt, kann ich den GPS-Standort entweder in meinem Dashboard oder in der INVERS-App abrufen. Ich kann den genauen Standort bestimmen und einen Abschleppwagen oder Pannendienst schicken, um meinem Fahrer zu helfen.“

Verbesserte Auslastung der Flotte

Anhand von Echtzeitdaten und -analysen kann das JFS-Team Fahrzeuge effizienter auf die einzelnen Standorte verteilen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und verhindert Überbuchungen. Christina überwacht alle Buchungen über das Dashboard. Dort kann sie ungewöhnliche Buchungen leicht erkennen. Mit der Umstellung auf ein digitales System hat der JFS neue Richtlinien für die Fahrzeugnutzung erstellt, wodurch Doppelbuchungen minimiert werden. Mitarbeiter werden außerdem dazu ermutig, Fahrzeuge nur für die benötigte Zeit zu reservieren.

Präventive Fahrzeug-Wartung

In unserem Webinar haben wir die Teilnehmer gefragt, wie sie erkennen, wann sie ihre Fahrzeuge warten müssen. Hier sind ihre Antworten:

Viele Betreiber entscheiden sich für regelmäßige Wartungsintervalle, die sich am Kilometerstand orientieren. Auch der JFS vertraut auf diese Methode. „Vor der Einführung des telematik-basierten Zugriffs auf die Fahrzeugdaten mussten wir die Kilometerstände aller Fahrzeuge physisch überprüfen“, bestätigt Christina. „Das heißt, eine Person musste wöchentlich oder alle zwei Wochen zu jedem Standort fahren und die Kilometerstände erfassen. Bei vier Standorten in einem weitläufigen Gebiet im Süden New Jerseys war das ein großer Teil des Tages. Sie waren den ganzen Tag unterwegs, um den Kilometerstand zu erfassen.“

Mit dem digitalen System kann sich Christina bequem im INVERS Dashbaord einloggen und Fahrzeugdaten wie den Kilometerstand überprüfen. Sie muss dazu auch nicht in das Fahrzeug einsteigen, sondern kann sich alle Daten digital ansehen. Dadurch kann sie schnell entscheiden, wann ein Fahrzeug zur Wartung gebracht werden muss.

„Statt eines halben Tages brauchen wir nur noch eine halbe Stunde, um die Kilometerstände der 60 Fahrzeuge zu prüfen.“

Auch beim Zustand der Autobatterien unterstützt das neue System. „Ich erhalte einen Hinweis, wenn die Batterie zu schwach ist. Das ist für uns sehr hilfreich, da wir rund um die Uhr im Einsatz sind. Wenn ich sehe, dass die Batterie leer ist, kann ich entsprechende Schritte einleiten und zum Beispiel Starthilfe geben. So stellen wir sicher, dass die Fahrzeuge jederzeit verfügbar sind.“

Zukunftsvision

Der schlüssellose Zugang zum Fahrzeug ist für den JFS ein voller Erfolg. Mittlerweile ist der Fuhrpark von 50 Fahrzeugen an vier Standorten auf 60 Fahrzeuge an fünf Standorten angewachsen. Christina und ihr Team freuen sich darauf, den JFS mit der neuen Technologie weiter zu vergrößern und effizienter zu gestalten, um ihre sozialen Dienstleistungen noch mehr Menschen anbieten zu können.

Die Zusammenarbeit von INVERS und Launch Mobility hat dem JFS bei der Integration von Hard- und Software geholfen. Schlüsselloser Fahrzeugzugang ermöglicht es dem Sozialdienst seitdem, effizienter zu arbeiten. Durch die neuen Funktionen und optimierten Arbeitsprozesse sind auch die Mitarbeiter zufriedener geworden.

Wir freuen uns darüber, den JFS mit unserer Technology unterstützen zu können, damit in New Jersey noch mehr Menschen von den sozialen Dienstleistungen profitieren.